Dienstplanung

Schnelleinstieg
Wie erstelle ich neue Personen und Dienste?

Wie erstelle ich eine neue Person?

  1. Tippen Sie im Bereich „Personen“ auf das „+“-Symbol.
  2. Sie gelangen in den Editieren-Modus. Bearbeiten Sie hier Name, E‑Mail Adresse, Foto, Farbe und Funktion.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Anwenden“.

Video-Anleitung

Screenshot zur Personenerstellung 1 2 3

Wie erstelle ich einen neuen Dienst?

  1. Tippen Sie im Bereich „Dienste“ auf das „+“-Symbol.
  2. Sie gelangen in den Editieren-Modus. Bearbeiten Sie hier Name, Farbe, Zeit, Wochentage und iPad Kalender.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Anwenden“.

Wie Sie die in Dienstag App geplanten Dienste in einen Apple™- oder Google Kalender™ übertragen, erfahren Sie in diesem FAQ-Eintrag.

Screenshot zur Diensterstellung 1 2 3
Wie weise ich einer Person einen Dienst zu?
  1. Wählen Sie die gewünschte Person im Bereich „Personen“ an.
  2. Wählen Sie im Bereich „Dienste“ den gewünschten Dienst.
  3. Wählen Sie nun im Kalender den Tag aus, an dem die Person erscheinen soll.

Wenn Sie die Dienste einer Person ändern wollen, wählen Sie die Person an. Sie sehen nun im Kalender alle Tage, an dem die Person eingeteilt ist. Um einen Tag abzuwählen, tippen Sie einfach erneut auf den Tag.

Video-Anleitung

Screenshot zur Dienstzuweisung 1 2 3
Wie weise ich einer Person einen Mehrfachdienst zu?
  1. Wählen Sie die gewünschte Person im Bereich „Personen“ an.
  2. Wählen Sie im persönlichen Dienstplan die gewünschte Kalenderwoche. Es öffnet sich die Wochenübersicht mit allen angelegten Diensten.
  3. Wählen Sie nun im Bereich „Dienste“ den gewünschten Dienst.
  4. Ziehen oder tippen Sie eine Person einfach in den gewünschten Dienst innerhalb der Wochenübersicht.
    Auch "Mehrfachdienste" an einem Tag und pro Person können so vergeben werden.
    Solche aktiven Mehrfachdienste werden nun farblich unterteilt dargestellt.

Die Anzahl der Personen, die zusammen in einem Dienst arbeiten, erscheint als Zahl in dieser Ansicht.

Wenn Sie die Dienste einer Person ändern wollen, wählen Sie die Person an. Sie sehen nun im Kalender alle Tage, an dem die Person eingeteilt ist. Um einen Tag abzuwählen, tippen Sie einfach erneut auf den Tag.

Video-Anleitung

Screenshot zur mehrfachen Dienstzuweisung 1 2 3 4
Wie organisiere ich Abwesenheiten?
  1. Wählen Sie die gewünschte Person im Bereich „Personen“ an.
  2. Wählen Sie im Bereich „Abwesenheiten“ die gewünschte Abwesenheit aus.
  3. Wählen Sie nun im Kalender den Tag aus, an dem die Person fehlt.

Wenn Sie Abwesenheiten einer Person ändern wollen, wählen Sie die Person an. Sie sehen nun im Kalender alle Tage, an dem die Person abwesend ist. Um einen Tag abzuwählen, tippen Sie einfach erneut auf den Tag.

Video-Anleitung

Screenshot zur Abwesenheitenzuweisung 1 2 3
Wie erstelle ich eine Wochenplanung für mein Team?
  1. Wählen Sie im persönlichen Dienstplan die gewünschte Kalenderwoche. Es öffnet sich die Wochenübersicht mit allen angelegten Diensten.
  2. Ziehen oder tippen Sie eine Person einfach in den gewünschten Dienst innerhalb der Wochenübersicht.
  3. Die Anzahl der Personen, die zusammen in einem Dienst arbeiten, erscheint als Zahl in dieser Ansicht.

Video-Anleitung

Kalenderwochen-Inspektor

Mit dem neuen Kalenderwochen-Inspektor haben Sie die geplanten Wochen im Blick.

Auch ein einfaches Kopieren und Löschen ganzer Wochenplanungen ist damit möglich.
zum FAQ-Eintrag

Der Kalenderwochen-Inspektor ermöglicht auch bei „zugeklappter“ Wochenübersicht eine Kontrolle, ob bereits Dienste in einer KW geplant wurden.

Screenshot zur Wochenplanung 1 2
Wie kann ich einen bereits angelegten Schichtrhythmus kopieren, bzw. wie kann ich bereits geplante KWs komplett kopieren?
I) Kompletten Dienst kopieren

Man kann einzelne zugewiesene Dienste duplizieren/kopieren. Dazu bitte wie folgt vorgehen:

  1. Die Wochenübersicht über den Kalenderwochen-Inspektor öffnen
  2. Den mit Personen zugewiesenen Dienst in der Wochenübersicht einfach nehmen und auf den Dienst im gewünschten Tag ziehen.

Zum Löschen eines komplett geplanten Dienstes können Sie den entsprechenden Dienst aus der Wochenübersicht auf den Papierkorb ziehen. Damit werden dann alle Einzeldienste dieses Dienstes gelöscht.

II) Eine komplette Woche kopieren

Um eine bereits fertig geplante, komplette Kalenderwoche zu kopieren,

  1. ziehen Sie den ausgewählten Kalenderwochen-Inspektor
  2. in den Kalenderwochen-Inspektor einer noch nicht geplante (leeren) Kalenderwoche.

Zum Löschen einer komplett geplanten KW können Sie den Kalenderwochen-Inspektor auf den Papierkorb ziehen. Damit werden dann alle Dienste aus der ausgewählten KW gelöscht.

Video-Anleitung

Screenshot zum Dienste kopieren 1 2
faq_img 1 2
Wie ändere ich die Daten einer Person?
  1. Wählen Sie bei längerem Touch (ca. 2 Sekunden) die gewünschte Person in der linken Menüleiste aus.
  2. Sie gelangen in den Editieren-Modus. Bearbeiten Sie hier Name, E‑Mail Adresse, Foto, Farbe und Funktion. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Anwenden“.
  3. Wollen Sie eine neue Funktion hinzufügen?

  4. Tippen Sie auf die Option Funktion. Sie sehen nun alle schon vordefinierten Funktionen, die Sie der Person hier zuweisen können.
  5. Um eine neue Funktion zu erstellen, tippen Sie auf das Hinzufügen-Symbol.
  6. Benennen Sie die neue Funktion.
  7. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Anwenden“.

Video-Anleitung

Screenshot zum Daten editieren 1 2 3
Screenshot zu Funktion editieren 4 5
Wie lösche ich Personen oder Dienste aus der linken Menüleiste?
  1. Wählen Sie die gewünschte Person/den gewünschten Dienst und ziehen Sie diese/-n auf den Papierkorb.
  2. Falls die Person schon in Diensten eingesetzt wurde, erscheint jetzt eine Animation, die zeigt, wie sich das Löschen der Person oder des Dienstes im Dienstkalender auswirken würde. Die gesetzten Dienste schweben in einer Vorschau in den Papierkorb.
  3. Um das Löschen zu bestätigen, tippen Sie erneut auf den Papierkorb. Die entspr. Daten werden jetzt endgültig gelöscht und tauchen auch nicht mehr in der Auswertung auf.
  4. Um den Vorgang abzubrechen, tippen Sie einfach irgendwo neben den Papierkorb.
Screenshot zum Löschen 1 1 2 3
Wie kann ich die Reihenfolge der Personen, Dienste oder Abwesenheiten ändern?

Durch einfaches Tippen auf die neuen Sortiersymbole lässt sich die Reihenfolge der Sortierung beeinflussen. Personen lassen sich alphabetisch oder nach vergebener Rolle sortieren.
Dienste lassen sich alphabetisch oder nach der Uhrzeit sortieren. Abwesenheiten lassen sich alphabetisch oder nach der Relevanz sortieren.

Sortierung
Wie viele Dienste und Personen kann ich erstellen?

Sie können beliebig viele Dienste und Personen anlegen und diese dann planen.

Können Teildienste bzw. Splitschichten erstellt werden?

Ein expliziter Splitdienst, der als „ein" Dienst gewertet wird, ist noch nicht möglich.

Sie können einen weiteren Dienst links in der Spalte hinzufügen und da dann entspr. Uhrzeiten eintragen oder ändern. Allerdings wird dann dieser Dienst als eigener Dienst gezählt.

Wie arbeite ich mit der Auswertung?

Wechseln Sie durch Tippen auf das Statistik-Symbol in die Auswertungsansicht.
Hier erhalten Sie detaillierte Informationen über absolvierte Dienste, Urlaub und Krankheitstage pro Person.
Auf Wunsch können Sie eine Auswertung über einen gewünschten Zeitraum vornehmen.

Wenn Sie in der Auswertung zwischen Personen wechseln wollen, erreichen Sie dies durch Wischen nach links oder rechts oder durch Antippen der Punkte unten.

Video-Anleitung

Screenshot zur Auswertung
Wie erkenne ich eine aktualisierte Dienstplanung, die noch nicht versendet wurde?

Mit Dienstag App ist es möglich, einen Hinweis auf einen bereits kommunizierten Dienst zu erhalten. Standardmäßig wird bei jeder "Neuplanung" eine kleine Markierung ("Punkt in einem Eselsohr") in den jeweiligen Tag gesetzt.

Versenden oder teilen Sie den Dienstplan mit dem entspr. Tag, verschwindet dieser Punkt. Dies dient Ihnen als Hinweis, dass Sie diese Planung bereits kommuniziert haben.

Wenn Sie den entspr. Tag nach dem Versenden noch einmal bearbeiten, erscheint der Punkt erneut. So wissen Sie immer, welche Änderung sie schon kommuniziert haben, bzw. was noch kommuniziert werden muss.

Video-Anleitung

Screenshot zur Auswertung
Wie kann ich nur halbe Wochen auswählen?
  1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie die Dienstag App aus.
  2. Nun klicken Sie auf den Menüpunkt "Halbwochen (Monatswechsel) auswählen", jetzt ist dieser Punkt deaktiviert.

Jetzt starten Sie die App neu und Sie können eine Woche zum Monatswechsel auswählen, ohne dass die Anschlusswoche mit angewählt wird.

monatswechsel 1 2

Teilen/Versenden

Wie kann ich Dienstpläne in verschiedenen Darstellungen ausgeben? Wie erhalte ich eine Abwesenheitsübersicht?

Um die Darstellung des Dienst-/Abwesenheitsplans zu ändern, gehen Sie bitte so vor:

Um den erstellten Dienst-/Abwesenheitsplan zu versenden, tippen Sie in der unteren Menüleiste auf das Vorschau-Symbol (Auge). Je nach Voreinstellung erscheint nun der Dienstplan oder der Abwesenheitsplan des ausgewählten Zeitraums in einer Vorschauansicht.

Wählen Sie bitte nun bei längerem Touch (ca. 2 Sekunden) das Bearbeiten-Symbol (Finger).

Nun können Sie zwei verschiedene Dienstplanansichten und eine Abwesenheitsübersicht auswählen.

Video-Anleitung

Screenshot zu verschiedenen Darstellungen
Wie versende ich den erstellten Dienstplan?

Standardmäßig wird immer der Monat, der gerade bearbeitet wird, der also im Fokus auf dem iPad™ Bildschirm zu sehen ist, zum Versenden vorbereitet.

Möchten Sie individuell bestimmen, welche Wochen als Dienstplan versendet werden sollen?

Die gewünschten Wochen können Sie mit einem Häkchen markieren.
Wechseln Sie nun in den Vorschaumodus. Es werden jetzt nur die Wochen in der Vorschau angezeigt, die mit einem Häkchen markiert sind.
Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit, versenden bzw. teilen Sie den neuen Dienstplan.

Tipp: Möchten Sie alle gesetzten Häkchen wieder aus dem Dienstplan entfernen?
Mit einem längeren Touch (ca. 2 Sekunden) auf ein beliebiges Häkchen werden sämtliche gesetzte Häkchen gelöscht.

  1. Um den erstellten Dienstplan zu versenden, tippen Sie in der unteren Menüleiste auf das Vorschau-Symbol. Es erscheint nun der Dienstplan des ausgewählten Zeitraums in einer Vorschauansicht.
    1. Versenden Sie den Dienstplan als HTML E‑Mail:
      Nutzen Sie diese Funktion, um in Ihre gewohnte Apple™ E‑Mail-Benutzeroberfläche zu gelangen. Versenden Sie von hier den Dienstplan an Ihr Team.
    2. Oder nutzen Sie die Teilenfunktion und teilen Sie den Dienstplan als Bild oder PDF.

Nach dem Versenden der HTML E‑Mail bzw. nach dem Teilen des Bildes/PDFs gelangen Sie wieder in den Vorschaumodus. Verlassen Sie den Vorschaumodus, indem Sie auf das Bearbeiten-Symbol tippen.

Sie gelangen wieder in den persönlichen Dienstplan und können hier weitere Planungen oder Änderungen vornehmen.

Video-Anleitung

Screenshot zur Wochenauswahl
Screenshot zum Vorschau Icon 1
Screenshot zum Teilen 2a 2b
Wie kann ich den Dienstplan als PDF versenden?

Um einen Plan als PDF zu versenden, gehen Sie bitte so vor:

  1. Um den erstellten Dienstplan zu versenden, tippen Sie in der unteren Menüleiste auf das Vorschau-Symbol. Es erscheint nun der Dienstplan des ausgewählten Zeitraums in einer Vorschauansicht.
  2. Wählen Sie bitte nun bei längerem Touch (ca. 2 Sekunden) das Teilen-Symbol.
  3. Nun können Sie den Versand von JPG auf PDF Versand umstellen.

Video-Anleitung

Wie übertrage ich die in Dienstag App geplanten Dienste in einen Apple™- oder Google Kalender™?
  1. Wechseln Sie in den Bereich „Dienste“ in der linken Menüleiste. Hier wählen Sie bei längerem Touch (ca. 2 Sekunden) den gewünschten Dienst aus.
  2. Es öffnet sich ein Fenster. Im unteren Bereich finden Sie die Option „IPAD KALENDER“. Wählen Sie hier den gewünschten Kalender aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe.

Alle Einträge aus dem gewählten Dienst (alle Einsätze und eingetragenen Personen) werden nun in den gewählten Kalender übertragen.

Falls diese Option bei Ihnen nicht zur Verfügung steht:
Wählen Sie folgenden Weg: Einstellungen > Datenschutz > Kalender. Dort wählen Sie Dienstag App und aktivieren Sie den Zugriff auf den Kalender. Damit gestatten Sie den Zugriff auf Ihren Apple™- oder Google Kalender™.

Screenshot zu Kalenderimport 1 2
Wie übertrage ich die Auswertung z. B. an mein Lohnbüro?

Tippen Sie in der Auswertungsansicht auf das Versenden-Symbol (Brief). Nun gelangen Sie in die von Ihnen gewohnte E‑Mail-Oberfläche.
Sie sehen dort eine Auswertung über den gewünschten Zeitraum.
Diese Auswertung können Sie jetzt via E‑Mail z.B. an Ihr Lohnbüro übertragen.
Bitte beachten Sie, dass in der Auswertung die absolvierten Dienst- und Abwesenheitstage pro Mitarbeiter aufgeführt werden. Eine Stundenauswertung ist derzeit noch nicht möglich.

Video-Anleitung

Screenshot zur Auswertungübertragung
Ist ein Anpassen des Dienstplans nach dem Versenden noch möglich?

Das Anpassen des Dienstplans ist jederzeit möglich!
Hinweis: Beim Anlegen oder Verändern eines Dienstes wird eine Markierung (Punkt in der Ecke) gesetzt. Nach jedem Versenden verschwindet der Punkt bzw. die Markierung. Bei einer Änderung taucht der Punkt wieder auf. So wissen Sie immer, welche Änderung noch nicht an die Mitarbeiter versendet wurde.

Tipps und Tricks

Wie kann ich Hinweistexte und abweichende Dienstzeiten eintragen?
  1. Wählen Sie im persönlichen Dienstplan die gewünschte Kalenderwoche. Es öffnet sich die Wochenübersicht mit allen angelegten Diensten.
  2. Wählen Sie bei längerem Touch (ca. 2 Sekunden) in der Wochenübersicht einen gewünschten Dienst, in den Sie einen Hinweistext einfügen möchten.
  3. Nun öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie eine Nachricht und auch eine von dem geplanten Dienst abweichende Start- und Endzeit eingeben.
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Anwenden“.

In der Wochenübersicht erscheint nun ein so bearbeiteter Dienst mit einem „i“ als Symbol für den hinterlegten Informationstext. Zudem erscheint jetzt auch die ggf. geänderte Einsatzzeit.

Diese Eingaben werden beim Versenden in den Dienstplan eingefügt.
Jede Person, die den Dienstplan empfängt, wird so über evtl. abweichende Start-/Endzeiten samt ggf. hinterlegter Infos benachrichtigt.

Video-Anleitung

Screenshot zu Hinweistexten 1 2
Screenshot zu Hinweistexten 3 4
Wie kann ich Dienstag App auf Werkseinstellungen zurücksetzen?
  1. Einstellungen > Dienstag > Erweiterte Optionen“.
  2. Unter „Zurücksetzen auf Auslieferungszustand“ betätigen Sie den Schieberegler neben „Alle Daten löschen“ und bestätigen Sie dies mit der vom System aufgeforderten Eingabe der Zahlenfolge. Beim erneuten Starten werden alle Daten, die in der App eingegeben wurden, gelöscht.
    Die App wird in den Auslieferungszustand zurückgesetzt.

Video-Anleitung

Screenshot zum Löschen 1 2
Wie kann ich ein Gravatar Bild als Personenfoto verwenden?

Um ein Gravatar Bild als Personenfoto zu verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Wählen Sie bei längerem Touch (ca. 2 Sekunden) die gewünschte Person in der linken Menüleiste aus.
  2. Sie gelangen in den Editieren-Modus. Fügen Sie hier die dem Gravatar zugeordnete E‑Mail Adresse ein. Das hinterlegte Bild von Gravatar.com sollte nun erscheinen. Falls nicht, stellen Sie sicher, dass das iPad über eine Internetverbindung verfügt.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Anwenden“.

Was ist ein Gravatar?
https://de.wikipedia.org/wiki/Avatar_(Internet)#Gravatar

Wo kann ich mein Gravatar erstellen/ändern?
https://de.gravatar.com/

gravatar-einrichten 1 2 3
Wie aktiviere ich den Berührungsschutz?
  1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie die Dienstag App aus.
  2. Nun klicken Sie auf den Menüpunkt "Aktiviere Berührungsschutz", jetzt ist dieser Punkt aktiviert.

Jetzt starten Sie die App neu und über dem Kalender befindet sich nun einen kleine Hand, die auf ein Feld zeigt/tippt. Ist Diese durchgestrichen, ist der Berührungsschutz nicht aktiv, klicken sie darauf um ihn zu aktivieren.

monatswechsel 1 2
Berührungsschutz
Wie teile ich Dienstpläne als PNG?
  1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie die Dienstag App aus.
  2. Nun klicken Sie auf den Menüpunkt "Teile Dienstplan als PNG", jetzt ist dieser Punkt aktiviert.

Jetzt starten Sie die App neu. Der Dienstplan wird nun im Bildformat PNG geteilt. Ist die Option nicht aktiviert, werden die Dienstpläne als JPG geteilt.

Sie können den Dienstplan auch als HTML E-Mail oder als PDF-Datei versenden.

monatswechsel 1 2
Wie kann ich den Dienstplan optimal mit WhatsApp teilen?

WhatsApp skaliert und komprimiert alle Bilder auf 1280 Pixel herunter, die größere Ausmaße als 1280 Pixel besitzen.

Wenn Sie also z. B. 4 oder 5 Wochen ausgeben möchten, wird der Dienstpan entsprechend lang und somit auch die Pixelhöhe des Bildes sehr hoch. Aus diesem Grund skaliert und komprimiert WhatsApp dann das Bild herunter, bis es die 1280 Pixel in der Höhe erreicht hat.

Um dem Problem entgegen zu wirken, empfiehlt es sich beim Teilen mit WhatsApp immer nur eine oder zwei Wochen zu versenden. Dadurch wird die Qualität des Bildes bei WhatsApp deutlich verbessert, da WhatsApp das Bild dann nicht mehr herunter komprimiert.

Allgemeine Fragen

Gibt es Dienstag App auch für das iPhone™, Android Geräte oder als WebApp?

Dienstag App wurde zunächst speziell für das iPad™ entwickelt und angepasst.
Um eine optimale Bedienung sicherzustellen, haben wir die App zunächst „nativ“ für das Apple iPad™ umgesetzt. Weitere Plattformunterstützungen befinden sich in der Planung.

Müssen meine Mitarbeiter auch ein iPad haben, um Dienstpläne zu erhalten?

Nur Sie benötigen ein iPad, auf dem Dienstag App läuft. Sie erstellen den Dienstplan und versenden diesen via E-Mail oder teilen diesen. Die Empfänger können am PC, Mac, Smartphone oder Tablet den Dienstplan empfangen.
Zudem ermöglicht Dienstag App eine Übertragung der Einsatzplanung in einen Apple™- oder Google Kalender™. Voraussetzung ist ein Webzugang. Natürlich können Sie den Dienstplan auch ausdrucken und ihn so verteilen.

Kann ich mit Dienstag App mehrere Teams separat verwalten?

Mit der aktuellen Version ist dies leider noch nicht möglich.

Wie viele Mitarbeiter kann ich verwalten?

Theoretisch können beliebig viele Mitarbeiter verwaltet werden. Die Darstellung der Personen und Dienste ist aber für eine Teamgröße bis 20 Personen optimal.

Kann die App von einem blinden Menschen mit VoiceOver vollständig und problemlos bedient werden?

Derzeit funktioniert Dienstag App teilweise auch mit Voiceover. Zum derzeitigen Stand ist aber noch keine 100% Funktionalität via Voiceover möglich.

Wie kann ich meine Dienstag-Daten sichern?

Alle eingetragenen Dienstag App Daten werden bei einem Backup durch iTunes bzw. iCloud automatisch mit gespeichert. Wenn Ihr iPad verloren geht, können Sie durch das Wiedereinspielen des Backups alle Daten des iPads wiederherstellen. Auch die Daten, die Sie in Dienstag App angelegt haben, werden so wiederhergestellt.

Noch Fragen oder Feedback?

Ihre Frage zu Dienstag App konnte hier nicht beantwortet werden?
Senden Sie uns eine E-Mail, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Über welche Verbesserungen und neue Funktionen würden Sie sich freuen? Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche mit. So können wir Dienstag App weiter verbessern. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

support@dienstag-app.com

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